◄ بررسی و نقد یک دهه تجارب وزارت راه و شهرسازی در مهندسی ارزش و ارائه راهبردهای پیشرفت آن
وبلاگ تین نیوز، سیدمرتضی ناصریان، امیر جعفرپور | در سال 1380 كمیته مهندسی ارزش در وزارت راه و ترابری تشكیل شد وزارت راه و ترابری با مصوبه شورایعالی فنی خود و با اهتمام و تاكید وزیر راه و ترابری و اعضای شورای معاونین وزارتخانه در سال 1382، اجرای طرح ماورا (پیاده سازی مهندسی ارزش در وزارت راه و ترابری) توسط معاونت آموزش، تحقیقات و فناوری را در برنامه كار خود قرارداد. دستاوردهای دوره سه ساله انجام این طرح انتقال فن و روش مهندسی ارزش، ایجاد و گسترش فرهنگ مهندسی ارزش، تهیه دستورالعمل ها و مراجع اطلاعاتی و آموزش كارشناسان و مدیران، در دومین مرحله از پیاده سازی
مهندسی ارزش، بود. این وزارتخانه با تكیه بر و بهرهگیری از دستاوردها، نسبت به استقرار این فناوری و نظام در دورهای چهار ساله در سطح بخش حملونقل از سال 86 همت گمارد. در این سال سند راهبردی مهندسی ارزش در وزارت تدوین و مورد تصویب شورایعالی فنی و ابلاغ وزیر قرار گرفت. این سند دورنما و فعالیتهای كلی جهت توسعه بكارگیری مهندسی ارزش در مجموعه وزارت، با استفاده از بسترها و زیرساختهای فراهم شده را ارائه نمود تا مجموعهای هماهنگ، همراه و گسترده را در زمینه مهندسی ارزش در این وزارتخانه ایجاد نماید. در مقاله حاضر به بررسی تجارب یك دهه اخیر بخش حملونقل و
وزارت راهوشهرسازی در مهندسی ارزش پرداخته شده و در این رابطه مروری بر فعالیتهای زیربخشهای مختلف و سوابق آنها صورت گرفته و برنامههای توسعهای و آتی هر زیربخش مورد بررسی قرار میگیرد. با توجه به سوابق و برنامهها سعی در بررسی قوتها و ضعفهای محیط درونی و فرصتها و تهدیدهای محیط بیرونی، سپس نقد و تحلیل وضعیت و در نهایت ارائه راهبرد به كار گرفته خواهد شد. در مقاله حاضر توجه زیادی به تجربه طرح ماورا و نحوه ادامه آن شده و بر ادامه ساختارمند آن به صورت ویژه و به عنوان نتیجه اصلی تاکید شده است.
1- مقدمه
كشور ایران براساس آمار جهانی، به عنوان كشوری كه امور بهرهوری در آن كمتر مورد توجه قرار گرفته و در بخشهای مختلف تولید و مصرف دچار افراط و انحراف از الگوهاست، شناخته میشود. هرچند تجربه پیادهسازی روشهای بهبود یا بهینهسازی در پروژههای عمرانی از جمله در بخش حملونقل بیش از یك دهه سابقه دارد و استقرار روشی همچون مهندسی ارزش حتی در كشورهای پیشرو چند دهه تلاش و تامل در برداشته ولی با تكیه بر تجارب سایر كشورها و توان و تخصص بالا در كشورمان، شاید جا داشت كه گامهای بیشتری در این زمینه برداشته شود. کشور ما، در سالهای 1377 و 1378 در برخی از پروژههای صنعت
نفت و آب، مهندسی ارزش را با دعوت از اساتید بینالمللی این حوزه آغاز کرد. علاقه حوزههای دانشگاه و صنعت موجب شد تا دانشگاه صنعتی امیرکبیر در سال 1379 اوّلین كنفرانس مهندسی ارزش را برگزار نماید و در همین سال دستورالعمل ارجاع كار و انعقاد قرارداد با واحدهای خدمات مهندسیارزش از طرف سازمان مدیریت و برنامهریزی (معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهور) ابلاغ شد. در سال 1380 اوّلین كنفرانس مهندسیارزش در صنعت نفت برگزار گردید و در سال 1382 قانون برنامه چهارم بار دیگر بر اعمال مهندسی ارزش در پروژههای عمرانی تأكید نمود (بند ج ماده 31: لزوم استقرار نظام و
رویكرد مهندسی ارزش در فرآیند پروژهها بویژه پروژههای عمرانی). در سال 1383 طرح جامع و وسیع پیادهسازی مهندسیارزش در وزارت راه و ترابری (ماورا) آغاز شد و بیش از 1000 نفر آموزشهای مهندسی ارزش را فرا گرفتند و با اتمام آن در سال 1386 سند راهبردی مهندسی ارزش در وزارت راهوترابری توسط وزیر راهوترابری ابلاغ گردید. در مهر 1383 سازمان مدیریت و برنامهریزی شرح خدمات پیشنهاد تغییر به روش مهندسی ارزش (VECP) و قوانین انگیزشی پیمانكاران را ابلاغ نمود. در اسفندماه 1384 دستورالعمل سازمان مدیریت در زمینه مهندسیارزش بازنگری گردید. در همان سال 1384 اوّلین همایش مهندسی
ارزش در حملونقل كشور با حمایت وزارت راهوترابری برگزار شد و دوّمین سمینار ملّی مهندسی ارزش در دانشگاه علم و صنعت برگزار شد. بر انجام مطالعات مهندسی ارزش در قانون بودجه سال 86 نیز منعكس شده است (بند ص تبصره 20: موظف شدن دولت به انجام مهندسی ارزش برای پروژههای تملك دارایی و سرمایهای كه برآورد هزینه آنها بیش از100 میلیارد ریال باشد). در سال 1387 کنفرانس سوّم مهندسی ارزش در دانشگاه تهران و در سال 1389 چهارمین کنفرانس در دانشگاه علم و صنعت ایران برگزار گردید. توجه متولیان حوزه انرژی کشور به مهندسی ارزش موجب شد تا اولین کنفرانس ملی کاربرد مهندسی ارزش در
مدیریت انرژی در خردادماه سال 1391 برگزار شود.
بر اساس آمارهای موجود از ابتدای ورود مهندسی ارزش به کشور تا پایان سال1390 بیش از 400 مطالعه مهندسی ارزش بر روی پروژههای کشور انجام شده است.]1[ لیكن انجام مطالعات مهندسی ارزش هنوز عمومیت لازم را (اعم از پروژههای به كارفرمایی دولتی و غیردولتی) پیدا نكرده است. به عنوان یك نمونه از تجارب جهانی به بیانیه سال2005 وزارت راه و ترابری امریكا اشاره میشود كه تصریح میكند: «مهندسی ارزش، نقش اساسی در تبدیل صنعت راهوترابری امریكا به صنعت پیشرو در خلاقیت و كنترل هزینه داشته است».
2- معرفی طرح پیادهسازی مهندسی ارزش در وزارت راه و ترابری (طرح ماورا)
حوزه حملونقل برون شهری را میتوان بخش پیشرو در اجرای مهندسی ارزش از منظر مدیریت ساختارمند، بلندمدت و یکپارچه در کشور دانست. وزارت راهوترابری بهعنوان متولی حملونقل برون شهری، طرح پیادهسازی «مهندسی ارزش راهوترابری ایران» (ماورا) را از سال 1383 شروع کرد و مخاطبان یا تابع هدف این طرح به صورت جامع و بسیار گسترده و متنوع تعریف شد كه پوشش دهنده تمام بخشهای مختلف حملو نقل (هوایی، دریایی، جادهای و ریلی) در تمامی بخشهای مختلف ستاد و صف اعم از سازمان ها و شركتهای وزارت و همچنین مشاوران و پیمانكاران ذیربط تعریف گردید. این طرح
با یك برنامه سه ساله با اهداف زیر شروع گردید:
• انتقال فن و روش مهندسی ارزش، مدیریت ارزش و برنامه ریزی ارزش در مدت سه سال و استقرار در سالهای بعد.
• افزایش سطح عملكرد و نیز كاركردهای پروژههای وزارت راه و ترابری و همچنین بهبود كیفیت آنها.
• كاهش هزینه یا زمان اجرای پروژههای وزارت راه و ترابری.
• انجام فرآیند مهندسی ارزش برای پروژههای با هزینه بیشتر از 100 میلیارد ریال.
• تهیه و به هنگامسازی آییننامهها و دستورالعملها در سه سطح عمومی، تخصصی و چارچوبی برای پیادهسازی و اجرای آن.
• ایجاد فرهنگ مهندسی ارزش در 1000 نفر از مدیران، كارشناسان و ذینفعان وزارت راه و ترابری.
• ایجاد پنج واحد خدماتی مهندسی ارزش برای انجام مهندسی ارزش در پروژههای مرتبط با راهوترابری. ]2[
در جشنواره پایان مرحله اول ماورا پس از سه سال، وزیر وقت راهوترابری گفت:« مهندسی ارزش به معنای مشورت كارشناسی و استفاده از خرد جمعی به صورت سازمان یافته و نهادینه است، باید از بدنه كارشناسی وزارتخانه در جهت تصمیمگیری و آماده كردن طرحها استفاده مناسب كنیم. ظرفیت فراوانی در كل كشور وجود دارد، این در حالی است كه در ردههای مدیریتی افراد معدودی وجود دارند. مهندسی ارزش امكان استفاده از افراد متخصص غیر مدیر را فراهم میكند. متأسفانه سیستم دقیقی برای ارجگذاری به خدمات افرادی كه در مراتب تصمیمسازی شركت میكنند، وجود ندارد. به طور مثال مشخص
نیست به گروهی كه موجب صرفهجویی یك میلیاردی شدهاند به چه میزان باید به آنها پرداخت شود. طرح مهندسی ارزش از معدود طرحهایی بوده است كه با مشاركت مشاوران، پیمانكاران، سازمانها و شركتهای تابعه انجام شد.» ]3[.
در دومین مرحله ضمن فراخوان همه متخصصان و كارشناسان علاقمند به كمك در فراگیرشدن مدیریت و مهندسی ارزش در سطح بخش حملونقل، برنامه كوتاه مدت وزارت راهوترابری برای استقرار مهندسی ارزش شامل: تشكیل دبیرخانه مهندسی ارزش، انتشار مجله ماورا ( بصورت ماهانه)، انتشار پوسترهای اقلام آموزشی و فرهنگسازی، مستندسازی تجارب وزارت راهوترابری، ایجاد تشكل حرفهای انجمن مهندسی ارزش در بخش حملونقل (ماورا)، راهبری سایت ماورا ve-mavara.ir، انجام شد.]5[ شایان ذكر است طرح ماورا با توجه به دامنه وسیع و عمیق كارهای انجام شده، اولین طرح پیادهسازی مهندسی ارزش در كشور و
بزرگترین طرح در خاورمیانه بوده است و تجارب آن به خوبی برای دیگر سازمانهای بزرگ قابل استفاده است.
اکنون بعد از گذشت یک دهه از ورود مهندسی ارزش در حملونقل برونشهری، بسیاری از سازمانها و زیرمجموعههای وزارت راه و شهرسازی (وزارت راهوترابری سابق) دارای ساختار سازمانی مهندسی ارزش در مجموعه خود هستند و سالانه تعدادی از پروژههای عظیم حملونقل کشور شاهد اجرای مهندسی ارزش در مقاطع مختلفی از اجرای پروژهها هستند. این مقاله با بررسی این تجارب راهبردهایی را به منظور توسعه و بكارگیری مناسب ابزار مهندسی ارزش در بخش حملونقل و سازمانهای مشابه ارائه مینماید. بدیهی است نظرات و راهكارهای انتخاب شده نظر رسمی ادارت ذیربط نیست و لزوماً بیان
بهترین روشهای انجام كار محسوب نمیشوند.
3- مهندسی ارزش در ساخت، توسعه و نگهداری زیربناهای حمل ونقل
3-1- فعالیتها در شركت ساخت و توسعه زیربناهای حمل ونقل]4[
این شركت به عنوان یك شركت مادرتخصصی تابعه وزارت راهوشهرسازی كه وظیفه طراحی و ساخت اغلب طرحهای عمرانی ملی راه، آزادراه و راهآهنهای كشور را برعهده دارد، مهمترین شركت ذیربط برای انجام مطالعات مهندسی ارزش در وزارت تلقی میشود و برای همین منظور در ساختار سازمانی آن دفتر آموزش و نوآوریهای اجرایی، به عنوان دفتر مسئول مطالعات مهندسی ارزش شناخته میشود كه یك گروه با عنوان گروه مهندسی ارزش وظیفه هماهنگی و مدیریت بر پروژههای مهندسی ارزش را برعهده دارد.
مهندسی ارزش و بهرهوری در ساخت زیربناهای حملونقل بطور كلی فواید زیر را در پی دارد:
• افزایش بهرهوری از منابع محدود مالی.
• رشد كیفی فعالیتهای مطالعاتی و اجرایی.
• افزایش انگیزه های كاری كاركنان و رشد آنها.
• افزایش جاذبه سرمایهگذاری در طرحهای توسعه زیربناهای حمل و نقل.
• بهبود بیشتر پروژه ها و افزایش كارایی آنها.
• كاهش هزینه بدون اینكه از كیفیت كاسته شود.
توجه به اعتبارات عمرانی این شركت كه متوسط سالانه آن در سه سال اخیر 20 هزار میلیارد ریال بوده است، اهمیت مهندسی ارزش و منافعی كه میتوان از این محل حاصل نمود، را بیشتر نشان میدهد. در شركت ساخت و توسعه با توجه به تعداد پروژهها و كمبود منابع مالی برای اجرای آنها و همچنین ضرورت بهبود كیفی و فنی طرحها و كاهش هزینههای آنها باید از تكنیكهای كاهش هزینه استفاده نمائیم كه یكی از مناسبترین تكنیكها در شرایط كنونی و با توجه به زیرساختهای آن، مهندسی ارزش میباشد. مهندسی ارزش یكی از ابزارهای موثر بر افزایش بهرهوری بویژه در پروژههای عمرانی میباشد. این
امر علاوه بر آنكه باعث بهبود در پروژههای تحت مطالعه مهندسی ارزش میگردد، بلكه باعث تعمیم برخی پیشنهادها به دیگر پروژهها نیز میگردد. همچنین تقویت نوآوری و خلاقیت در كاركنان و افراد حاضر در تیم باعث تاثیر مثبت غیرمستقیم در بقیه طرحها نیز میشود.
پروژههای مطالعاتی مهندسی ارزش در سه دسته انجام شده، جاری و جدید بررسی میشوند.
وضعیت پروژههای انجام شده : بررسی پروژههای انجام شده در سالهای قبل از حیث اطلاع از وضعیت نتایج مطالعات، پیگیری برای اطلاع از اجرا یا عدم اجرای مصوبات قبلی، رفع موانع احتمالی اجرایی شدن نتایج و استفاده از تجارب پروژههای قبل اهمیت دارد (جدول1). موفقیت مهندسی ارزش در بكارگیری نتایج مطالعات است و موفقیت نسبی یا شكست برنامههای مطالعاتی قبلی موجب تاثیر بر نگرش و حمایت مدیران و كارشناسان در بكارگیری ابزار مهندسی ارزش در پروژههای بعد میشود.
جدول (1) - مطالعات مهندسی ارزش پایان یافته شركت ساخت و توسعه زیربناهای حمل ونقل (در سالهای قبل از 1391 )
ردیف عنوان مطالعه مهندسی ارزش سال راه راهآهن مشاور ارزش
1 پروژه راهسازی باند دوم سربندر- ماهشهر 1388 * مهندسی و مدیریت خردآما
2 پروژه راهسازی سنندج- گردنه صلواتآباد 1388 * اندیشگاه مهندسی و ارزش
3 پروژه راهسازی قطعه دوم جاجرم-میامی 1388 * مهندسی مشاوره سامان گستر شریف
4 روسازی راهآهن اراک- کرمانشاه- خسروی 1386 * آکادمی توف ایران- آلمان
5 راهآهن قزوین- رشت- انزلی- آستارا (قطعه 5 ب) 1386 * مهندسی بینالمللی مروجان بهرهوری
6 زیرسازی راهآهن میانه- اردبیل 1386 * مؤسسه مطالعات نوآوری و فناوری ایران
7 زیرسازی راهآهن کرمانشاه- خسروی 1386 * طرح نو اندیشان
8 قطعه سوم محور باغچه- تربت حیدریه 1385 * بینش نو
9 تونل دوم تنگ سعادت شهر و راه های طرفین 1385 * خدمات مهندسی مشاوره کریت کارآ
10 راهآهن سریعالسیر تهران - اصفهان 1387 * مترا + اندیشگاه مهندسی و ارزش
11 راهآهن چابهار- ایرانشهر 1390 * طرح نو اندیشان
12 باند دوم راه اصلی قم-گرمسار 1390 * اندیشگاه مهندسی و ارزش
13 راه اصلی دالین-نورآباد 1390 * مهندسی مشاوره سامان گستر شریف
روش انجام این مطالعات تقریباً مشابه و به صورت برونسپاری به شركتهای مرتبط با این موضوع بوده است. همچنین گاهی برای كنترل فرآیند و نتایج مطالعات یا برای ارائه خدمات پشتیبانی به مشاوران طرف قرارداد، از خدمات مشاوران پشتیبان یا مدیریت طرح استفاده شده است. شایان ذكر است صرفهجویی پیشنهادهای مصوب در مطالعات مزبور حدود یكصد برابر هزینه مطالعات انجام شده بوده است.
پروژههای در دست انجام در سال سالجاری (سال 91) شامل شش مطالعه مهندسی ارزش (راهآهن رشت - آستارا، خط دوم راه آهن تهران – میانه، راه آهن گلگهر-شیراز، راه آهن شیراز-بوشهر، راه پاتاوه- دهدشت، راه واریانت شمالی جنگل گلستان) است كه در دست انجام هستند.
اقدامات انجام شده برای انسجام و ارتقاء مطالعات مهندسی ارزش به اختصار شامل فعالیتهای ذیل بوده است كه در ادامه تا حدودی توضیح داده میشوند:
- گردآوری و مستندسازی مقررات، كتب و دستورالعملهای مرتبط.
- تدوین فرآیند مطالعات مهندسی ارزش.
- مقایسه اجمالی روشها و دستورالعملهای كاری موجود.
- بازنگری شرح وظایف گروه.
- بررسی و آسیبشناسی مطالعات مهندسی ارزش انجام شده.
- تهیه پیشنویس آئیننامه شورای بهرهوری و مهندسی ارزش.
- تهیه اهداف سالانه گروه.
- تهیه گزارش كارهای لازم (فعالیتهای بلندمدت).
برای هدایت و پیشبرد مطالعات مهندسی ارزش در شركت مادرتخصصی، در ابتدا نسبت به بررسی مستندات قانونی و تدوین فرآیند انجام مطالعات مهندسی ارزش اقدام و به تبع آن شرح وظایف بازنگری شد و با آسیبشناسی مطالعات قبلی، نواقص یا كاستیهایی شناسایی شد كه در راستای رفع آنها اقداماتی در حد مقدور به عمل آمد.
جدول (2) - مستندات قانونی و دستورالعملهای مهندسی ارزش گردآوری شده
ردیف موضوع مستند یا ضابطه الزام
1 موافقتنامه، شرایط عمومی همسان قرارداد مهندسی ارزش (لازم الاجرا)
2 متن قوانین مهندسی ارزش در برنامه های پنج ساله سوم، چهارم و پنجم (لازم الاجرا)
3 دستورالعمل ارجاع كار به واحدهای خدمات مهندسی ارزش (لازم الاجرا)
4 اصلاحیه بخشنامه مجموعه دستورالعملهای مهندسی ارزش پیش از اجرا و ساخت (لازم الاجرا)
5 مجموعه دستورالعملهای مهندسی ارزش پیش از اجرا و ساخت (بخشی لازم الاجرا و بخشی راهنما)
6 مجموعه دستورالعملهای مهندسی ارزش در دوره اجرا وساخت (بخشی لازم الاجرا و بخشی راهنما)
7 سند راهبردی مهندسی ارزش در وزارت راه و ترابری (لازم الاجرا)
8 دستورالعمل تهیه و ارسال گزارش سالانه پیشنهادهای تغییر با نگاه مهندسی ارزش (راهنما)
9 دستورالعمل تهیه و بررسی پیشنهادهای تغییر با نگاه مهندسی ارزش (راهنما)
10 دستورالعمل ارجاع كار مهندسی ارزش در صنعت نفت (راهنما)
11 نظامنامه مهندسی ارزش صنعت برق (راهنما)
شناسایی فرآیند انجام كار از مقدمات انجام هر فعالیت و روشی علمی برای تفاهم و همزبانی عوامل مسئول و پیشنیاز اصلاح و استاندارد كردن امور ذیربط می باشد. با عنایت به اهمیت عامل ریسك در مدیریت پروژههای زیرساخت حملونقل، موضوع نگرش یكپارچه به مدیریت ریسک در مطالعات مهندسی ارزش مدنظر قرارگرفت و به صورت آزمایشی در دو مطالعه مهندسی ارزش (مطالعات باند دوم قم – گرمسار و محور راه دالین نورآباد) انجام مطالعه مدیریت ریسك به مطالعه مهندسی ارزش اضافه شد. در این فرآیند تركیبی، ارزشها و مطلوبیتهای پروژه با رویكرد مدیریت ارزش افزایش مییابد و همراستا با
آن عدم قطعیتها و تهدیدها با كمك مدیریت ریسك حداقل میشوند و بر این اساس فرآیند مطالعات مهندسی ارزش تدوین گردید.
مطابق مقررات، برای پیشبرد امور مهندسی ارزش در دستگاههای اجرایی وجود كارگروهی از مدیران مسئول لازم است. بنابراین پیشنویس آییننامهای برای تشكیل شورای مهندسی ارزش به عنوان یك كمیته جانبی از شورای فنی در شركت ارائه شد كه به منظور سیاستگزاری، ساماندهی، برنامهریزی و هدایت امور مرتبط با توسعه، بهبود، ترویج و نهادینهكردن مهندسی ارزش، مدیریت بهرهوری، مدیریت ریسك و مدیریت كیفیت در برنامههای شركت تشكیل گردد.
با عنایت به انتخاب تعداد قابل توجهی پروژه برای عقدقرارداد مطالعات مهندسی ارزش در سال90، تهیه مستندات مناسب برای بهبود فرآیند انتخاب مشاور و همچنین مدارك ضمیمه قراردادها در دستوركار قرار گرفت. مراحل كار عبارت از رتبهبندی مشاوران مهندسی ارزش و انتخاب مشاور مطابق مقررات مربوطه، شناسایی و ارزیابی مشاوران بالقوه برای واگذاری مطالعات است.
بطور كلی مراحل قانونی انتخاب مشاور، ابزاری برای ایجاد رقابت، تشخیص و ارزیابی مشاوران میباشد. شرایط استعلام و قرارداد باید مشاور را به خواستههای كارفرما (زمان، كیفیت و قیمت مناسب) هدایت نماید. لذا متن استعلام برای ارسال به مشاوران پایه یك و دو راه و راه آهن تنظیم شد كه در آن عوامل موثر بر انتخاب مشاوران مشخص شد .رزومه شركتهایی كه سابقه كار مهندسی ارزش دارند یا مدعی موضوع میباشند (حدود 25 شركت)، گردآوری و توان ایشان ارزیابی شد كه 10 مشاور برای جوینت شدن با مشاوران پایه یك و دو مناسب تشخیص داده شد و در استعلامها استفاده از ایشان توصیه شد. برای هر یك از
استعلامها (شش استعلام) مدارك لازم مشتمل بر نحوه ارزیابی فنی و مالی تنظیم و ارائه گردید. این متن شرایط همكاری مشاوران پایه یك و دو راه و راهآهن با مشاورین مهندسی ارزش را مشخص نموده و آنها را در جهت خواستههای كارفرما از تیم مناسب و كیفیت مورد نظر هدایت مینماید كه این شرایط با درج در ضمائم قرارداد، لازمالاجرا میشود.
اهم نكات قابل توجه در تنظیم استعلامها به شرح ذیل است:
• مراعات مقررات و دستورالعملهای لازمالاجرا (قبلاً در برخی از موارد مراعات نمیشد).
• مشخص نمودن دستورالعمل اجرایی مطالعات مهندسی ارزش (دستورالعمل پیشنهادی طرح ماورا)
• تناسب معیارهای ارزیابی مالی و فنی با شرایط طرح و شرایط كاری مشاور.
• تاكید بر معرفی تیم خبره و متناسب پروژه (در قبل این موضوع تا مرحله پیشكارگاه به تعویق میافتاد).
• محدود نمودن زمان مطالعه به 4 ماه.
• مجزا نمودن بخشی از مبلغ قرارداد برای پرداخت حقالزحمه به اعضای تیم.
• ارائه گزارش شناخت پروژه تا مشاوران مدعو با توجه به شرایط طرح پیشنهاد خود را ارائه نمایند.
• عدم پیشبینی شركت مستقل برای خدمات پشتیبانی.
متن شرح خدمات مطالعات گرچه به صورت راهنما از سوی معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری منتشر شده ولی نیاز به تطبیق با شرایط پروژههای شركت داشت. پروژههای شركت اول ماهیت زیربنایی و عمرانی دارند، دوم پیشنیاز ارائه خدمات در بخش حملونقل هستند و سوم اینكه ازنظر هزینهای بسیاربزرگ محسوب میشوند. لذا شرح خدمات به تناسب این شرایط و تجارب قبلی بازنگری و ارتقاء یافت. اهم نكات قابل توجه در تنظیم شرح خدمات جدید به شرح ذیل است:
- منظور نمودن موضوع مدیریت ریسك در شرح خدمات.
- ضرورت تهیه مدلهای مناسب ارزیابی ایدهها شامل مدل هزینه، ترافیك بالحاظ اصول اقتصاد مهندسی.
- درج ضرورت تهیه نقشههای اولیه برای امكان بررسی راهحلهای مطرح شده.
- قید نمودن وظیفه بررسی هماهنگی پیشنهادها با شرایط قراردادهای پیمانكاری و مشاورهای موجود.
- درخواست گزارش تحلیلی تجربه مطالعات مهندسی ارزش.
- منظور نمودن برگزاری دوره آموزشی دو روزه برای اعضای تیم.
- اضافه نمودن وظیفه تهیه پوستر و بروشور نتایج مطالعه.
استفاده از خدمات مدیریت طرح در خصوص مطالعات مهندسی ارزش فقط در شركت ساخت سابقه دارد و تاكنون نمونه دیگری دراین خصوص یافته نشده است. شرح خدمات این موضوع با توجه به شرح خدمات عمومی مدیریت طرح و بنا به تجربه كارهای قبلی بازنگری و ارتقاء یافته است. نكات قابل توجه در تنظیم شرح خدمات جدید مدیریت طرح به شرح ذیل است:
- بكارگیری متخصصین مختلف برای كنترل مطالعات مهندسی ارزش.
- توجه به موضوعات كنترل كیفیت، زمان و هزینه در تمام مراحل فرآیند مطالعات.
- ارتقاء تدریجی مستندسازی و تیپ نمودن فرمهای كاری بوسیله مشاور مدیریت طرح.
برای تسهیل انجام و كنترل امور تكراری و همسان نمودن مطالعات و پرهیز از مفصل شدن یا جا افتادن اطلاعات تحویلی، لازم است فرمت گزارشات مشابه با هم تعریف شود و برای ارائه گزارش پیشرفت از فرمهای مشخص استفاده شود. در همین راستا فرمت تنظیم گزارشان پیشرفت كار، پیشمطالعه و گزارش نهایی برای مطالعه مهندسی ارزش تعریف گردید و به مشاوران مرتبط ابلاغ و در استعلام خدماتها منظور شده است.
با عنایت به جدید بودن موضوع مهندسی ارزش در كشور (حدود ده سال سابقه) و به منظور آشنایی مدیران و كارشناسان ذیربط شركت با موضوع مهندسی ارزش، توجه به فرهنگ سازی، اطلاعرسانی و تبلیغات ضروت دارد. ضمن اینكه ماحصل نتایج مطالعات بایستی اطلاعرسانی گردد تا در معرض استفاده و یا نقد دیگران قرار گیرد. فهرستبرداری از كلیه منابع فارسی و لاتین مرتبط با موضوع مهندسی ارزش كه در گروه مهندسی ارزش و بهرهوری موجود بود، صورت گرفت. این فهرست شامل مقالات، كتب، گزارشات و مدارك پروژههای قبلی و همچنین قوانین و مقررات مرتبط میباشد.
3-2- فعالیتها در سازمان بنادر و دریانوردی
سازمان بنادر و دریانوردی از سازمانهای فعال در مهندسی ارزش از شكلگیری ماورا تا كنون بوده و اكنون کارگروه مهندسی ارزش سازمان بنادر و دریانوردی متشکل است از هفت نفر از متخصصین و مدیران سازمان که با حکم مدیرعامل تعیین میشوند و نظارت بر فعالیتهای مرتبط را برعهده دارند. با استفاده از تجارب شركت ساخت و با تعامل افراد اصلی كه قبل از این در طرح ماورا در شبكه متخصصان ارزش شبكه بزرگی را شكل دادهاند، مهندسی ارزش با سرعت و كیفیت مناسبی در این سازمان توسعه یافته است. در پیشنویس نظامنامه مهندسی ارزش سازمان بنادر و دریانوردی، مأموریت اصلی، ثبت فرآیندی است جهت
گسترش و ارزیابی کمی و کیفی فعالیتهای مهندسی ارزش بهمنظور بالا بردن سطح بهرهوری پروژهها و خدمات سازمان بنادر و دریانوردی. این نظامنامه به همراه چهار راهنمای پیوست، بر اساس قوانین داخلی و خارجی مهندسی ارزش و همچنین بر اساس تجارب اجرای مهندسی ارزش در بنادر و سایر حوزههای حمل و نقل دریایی کشور تدوین شده است.
اهداف سازمان از تشكیل كارگروه و فعالیت در مهندسی ارزش عبارتند از:
- زمینهسازی برای توسعه و بهرهگیری از فرآیندهای مهندسی ارزش در سازمان.
- اولویتبندی پروژهها، بسترسازی و پیادهسازی شرایط انجام مطالعات مهندسی ارزش.
- نظاممند شدن تعامل مؤثر حوزه ستادی و بنادر در خصوص پیادهسازی مهندسی ارزش.
- فراهم کردن شرایط اجرای موفق مطالعات و برنامههای مهندسی ارزش.
- ایجاد اطمینان از پیادهسازی صحیح مهندسی ارزش در سازمان.
تا كنون برای 20 پروژه بزرگ سازمان مهندسی ارزش صورت گرفته و در حال حاضر مطالعه ارزش ساماندهی ترافیکی بندر رجایی و مطالعه ارزش بندر دیلم در دست اجرا است.[5] البته در بندر امام خمینی پنج پروژه و در بندر خرمشهر نیز سه پروژه تاکنون با پیگیری مدیران بنادر مزبور مهندسی ارزش شدهاند.
3-3- فعالیتها در شرکت راهآهن جمهوری اسلامی ایران
در آن شركت مرکز تحقیقات راهآهن مسئول انجام مطالعات مهندسی ارزش است و فعالیتهای آموزشی-اجرایی در قالب برگزاری دوره مقدماتی و پیشرفته و سطح یك و دو در ستاد و نواحی آن در حال برگزاری و پیگیری جدی است. تاکنون مطالعات مهندسی ارزش چهار پروژه پایان یافته همچنین در حال حاضر پروژه مهندسی ارزش سنکرونسازی زمان علایم و ارتباطات راهآهن که میتوان آن را مدیریت ارزش نیز تلقی نمود، در حال اجرا است.
3-4- فعالیتها در شركت فرودگاههای کشور
شرکت فرودگاههای کشور در رابطه با مهندسی ارزش با در خدمت درآوردن مدیر طرح از بخش خصوصی برای پروژههای فرودگاهی با اتکا بر کارگروه مهندسی ارزش که ترکیبی از دانش آموختگان طرح ماورا و مدیران ارشد شرکت است، اقدامات مناسبی انجام داده و در سال گذشته یک پروژه مهندسی ارزش در فرودگاه رشت و دو پروژه در فرودگاه بین المللی امام خمینی(ره) انجام شد و پروژههایی نیز در سالهای قبل داشتهاند.
3-5- فعالیتها در سایر سازمانها و شركتهای تابع وزارت راه و شهرسازی
در ادارات کل راه و شهرسازی استان یزد و قزوین نیز در سال گذشته آموزش سطوح مختلف مهندسی ارزش انجام شده و مطالعات مهندسی ارزش برخی پروژههای راهسازی و بهسازی بزرگ استانی برگزار شد. البته در استانهای اصفهان، خراسان رضوی و تهران نیز فعالیتهای محدودی در زمینه مهندسی ارزش در سال 90 و سال جاری صورت گرفته است.
3-6- فعالیتها در سایر سازمانها و شركتهای تابع وزارت راه و شهرسازی
در سازمان راهداری و حمل ونقل جادهای، سازمان هواپیمایی کشوری، سازمان هواشناسی، شرکت آزمایشگاه فنی و مکانیک خاک، شرکت عمران شهرهای جدید، سازمان ملی زمین و مسکن و سایر سازمانهای زیرمجموعه وزارت راه و شهرسازی با توجه به نقش بهره بردار و عدم وجود پروژه های عمرانی در حال حاضر و در سال گذشته علیرغم امکان تعریف پروژههای برنامهریزی ارزش و مدیریت ارزش، فعالیت خاصی صورت نگرفته است.
البته در ستاد وزارت راه در سال 86 پروژه ارزشمند برنامهریزی ارزش ضوابط و شیوه کاهش ارتفاع خط پروژه انجام شده که تاکنون باعث صرفهجوییهای فراوان و ابلاغ سیاستهای کلی وزارت راه به مشاوران و اصلاح آیین نامه 161 طرح هندسی راهها (اصلاحات به شماره نشریه 415 چاپ و اجباری شده است) گردیده است و از جمله مهمترین پروژههای قابل ذکر در وزارت راهو شهرسازی است.
اتاق فكر حوزه مشاوران جوان در ستاد وزارت،كارگروهی را با عنوان بررسی نحوه پیادهسازی مهندسی ارزش در وزارت راهوترابری تشكیل داده كه هدف آن پیگیری انجام مطالعات ارزش در پروژههای متعدد این وزارتخانه میباشد. همچنین طرح تحقیقاتی کاربرد مهندسی ارزش در طرحهای شهرسازی، توسط مرکز مطالعات و تحقیقات معماری و شهرسازی، برای وزارت در سال1389 انجام شد. علاوه بر آن طرح تحقیقاتی استفاده از مهندسی ارزش برای طراحی فضاهای آموزشی و ساختمان برای سازمان نوسازی و تجهیز مدارس و طرح كاربردی نمودن مهندسی ارزش در حوزه شهرسازی (امكانسنجی كاربرد آن در طرحهای
توسعه و عمران) توسط مرکز تحقیقات مسکن در سال 1389 انجام شد.
4- ضعفها، تهدیدها و تنگناهای كاری در حوزه مهندسی ارزش
4-1- فقدان ضمانتهای اجرایی مقررات ذیربط: در قوانین و دستورالعملهایی كه از سوی معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری ابلاغ گردیده، مطالعات مهندسی ارزش در طرحهای بزرگ ضروری شمرده شده لیكن ضمانت اجرایی قوانین موجود و بازخواست نتایج آن از سوی مراجع ذیربط وجود ندارد و چه بسا طرحهایی كه طبق مقررات بایستی مطالعه مهندسی ارزش شوند ولی نمیشوند یا از نتایج مطالعه استفاده نمیشود.
4-2- عدم وجود رتبهبندی مشخص و رسمی برای مشاوران مهندسی ارزش.
4-3- عدم مشاركت فعال مشاوران طرح و اعضای تیم كارفرمایی در مطالعات: گاهی مشاوران طرح كه به عنوان طراح پروژه بوده و یا نمایندگان دفاتر فنی و اجرایی كه اطلاعات كافی و كاملی از پروژه را در اختیار دارند، در جلسات و كارگاههای مهندسی ارزش حضور تمام وقت ندارند یا بصورت مناسب با عوامل تیم همكاری نمینمایند و یكی از علتهای آن اتمام مطالعات طرح و ذینفع نبودن مشاور طراح و عوامل كارفرمایی از بازنگریهای ناشی از مطالعه ارزش میباشد و رفع این مشكل نیازمند در نظر گرفتن حقالزحمه بازنگری برای مشاوران طراح و حضور مدیران در برخی جلسات جهت استفاده از جایگاه آنها برای
مشاركت فعال مشاوران طرح میباشد.
4-4- انتخاب نامناسب پروژه: كه در ادامه توضیح داده خواهد شد.
4-5- نبود پیگیری لازم برای اجرای پیشنهادهای مطالعه ارزش: گاهی مشاهده میشود دفتر مسئول مطالعات مهندسی ارزش، وظیفه خود را تا پایان مطالعات و ارائه گزارش نتایج تعریف مینماید و به مرحله پسمطالعه توجه ندارد. در حالی كه كسب نتیجه از مطالعات منوط به مرحله پسمطالعه میباشد و پیگیری مستمر (تا حصول نتایج و اجرای پیشنهادات یا دریافت پاسخ قانعكننده از دلایل عدم اجرای نتایج) ضرورت دارد تا گزارش مطالعات مهندسی ارزش عملیاتی شود و تصویر ذهنی مدیران از مطالعات مهندسی ارزش اصلاح گردد.
4-6- كمبود حمایت مدیران ارشد: حمایت مدیران عالی از مطالعات مهندسی ارزش و حضور آنان در جلسات كارگاه یا درخواست نتایج و تاكید بر عملیاتی شدن آنها خود عاملی برای بهبود مطالعات و اثربخشی بیشتر آن میگردد.
4-7- عدم وجود فرآیند گردش كار مناسب مطالعات تا پیگیری جهت اجرای مصوبات: گردشكار و فرآیند مناسب مهندسی ارزش بصورت گام به گام با تعهدات طرفین در شركت وجود ندارد كه باید تدوین و فرآیند آن در داخل شركت قانونمند و دارای ضابطه اجرایی باشد. این موضوع از حیث ابهام در مسئولیت پیگیری نتایج مطالعات ارزش نیز مطرح است زیرا گاهی دفاتر كارفرما و مشاور طرح بازطراحی و تهیه طرح جدید را زحمت تلقی و انجام نمیدهند و به دلایل مختلف نتایج مطالعات ارزش بدون وجود مشكل فنی، رها میگردد. پیشنهاد میگردد دستورالعمل یا فرآیند گردش كار مناسب در اسرع وقت آماده و به تصویب هیات
مدیره برسد.
4-8- زحمت بروكراسی: بروكراسی اداری برای اخذ اطلاعات و تبادل نظرات در بین واحدهای اداری مرتبط لازم است ولی متاسفانه گاهی معطلی بیش از حد مكاتبات در ادارات تابعه و عدم پاسخگویی به موقع مدیران مانعی بزرگ برای پیشبرد منظم مطالعات در فرصت كوتاه ایجاد می نماید.
4-9- ناهماهنگی سازمانهای تابعه وزارت راه: در حد وزارت راه، سازمانهای متعددی در امر مهندسی ارزش فعالیت دارند (سازمان بنادر و دریانوردی، ادارات كل راهوشهرسازی استانها و شركت راهآهن جمهوری اسلامی) لیكن بین خود، اطلاعرسانی یا هماهنگی و تبادل تجارب ندارند و امكان ایجاد رویههای مشترك نیز وجود ندارد.
4-10- عدم استفاده مطلوب از دانش تیم : جلسات و كارگاههای مهندسی ارزش با گرد هم آوردن بهترین متخصصان و بحثهای سازمانیافته در خصوص بهبود پروژه، حاوی بحثها و اطلاعات ذیقیمتی برای بهبود دیگر پروژهها نیز میباشند ولی این اطلاعات معمولاً مدون نشده و از دست میرود. امروزه روشهایی برای مدیریت دانش در مطالعات مهندسی ارزش مدنظر است كه جا دارد در مطالعات مهندسی ارزش وزارت راه نیز از آنها استفاده شود.
5-1- راهبردها و اقدامات پیشنهادی در دوره کوتاهمدت
5-2- پیشبرد مطالعات در دست انجام تا حصول نتیجه لازم و همچنین پیگیری برای اطلاع از وضعیت نتایج پروژههای مطالعه شده در سالهای قبل و به نتیجه رساندن آنها.
5-3- انجام مكاتبات لازم با معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری در خصوص مشكلات موجود در بخشنامههای مرتبط همراه با پیشنهادات به منظور چارهجویی و رفع مشكلات.
5-4- اتخاذ مكانیزم تشویقهای مادی و معنوی برای همكاران و كارشناسان تیم مهندسی ارزش از دفاتر مختلف یا دیگر مهندسان مشاور در راستای همكاری موثر در انجام مطالعات، كه حسب مورد در تیمهای مهندسی ارزش عضویت دارند.
5-5- پیگیری مستمر برای اجرای پیشنهادهای مطالعه ارزش: تا حصول نتایج و اجرای پیشنهادات یا دریافت پاسخ قانعكننده از دلایل عدم اجرای نتایج.
5-6- برگزاری ادواری دورههای مقدماتی و مبانی نظری (سطح یك و دو) و برگزاری دورههای آموزشی تخصصی مهندسی ارزش (سطح سه و چهار) برای مدیران و كارشناسان علاقهمند شركت.
5-7- حمایت مدیران ارشد سازمان از برنامه های مهندسی ارزش در جلسات مدیریتی همراه با بازخواست نتایج از دفاتر تابعه.
5-8- تقویت ساختار سازمانی واحد مسئول مهندسی ارزش برای امكان مدیریت و نظارت بر پروژههای مهندسی ارزش همراه با استفاده از مشاور مطلع و كارآزموده در این زمینه.
5-9- تعریف پروژههای پژوهشی برای بهبود و بومیسازی مطالعات مهندسی ارزش در سازمان یا شركت موردنظر، مستندسازی نتایج پروژههای انجام شده، استفاده از تجارب سازمانهای مرتبط، موفق و فعال كشور در زمینه مهندسی ارزش.
5-10- تبادل تجارب بین سازمانهای تابعه وزارت راه كه در امر مهندسی ارزش فعالیت دارند و پیگیری برای ایجاد یك كمیته یا شورای مشترك در راستای هماهنگی و اتخاذ رویههای مشترك.
5-11- تبادل تجربیات مؤثر در زمینه مهندسی ارزش و بهرهوری و ارتباط مستمر با انجمن مهندسی ارزش ایران و انجمنهای بینالمللی مهندسی ارزش از طریق:
5-11-1- عضویت مدیران مسئول شركت در انجمنهای مزبور.
5-11-2- اشتراك نشریات یا خبرنامههای مربوطه.
5-11-3- انعكاس و انتشار دستآوردهای مهندسی ارزش شركت در سطح داخلی و بینالمللی.
5-11-4- حضور در جلسات ذیربط.
5-12- طراحی و پیادهسازی مدل یكپارچه مدیریت ارزشVM + مدیریت دانشKM .
5-13- پیگیری عضویت اعضای تیم های مهندسی ارزش در انجمنهای علمی مرتبط با مهندسی ارزش و بهره وری و اشتراك مجلات مرتبط و تشكیل یا ارتقاء وبسایت و وبلاگهای مرتبط.
5- شرح آسیبشناسی بكارگیری مهندسی ارزش در وزارت راهوشهرسازی
وزارت راهوشهرسازی مطالعات مهندسی ارزش را با شش پروژه در شرکت ساخت، دو پروژه در سازمان بنادر، سه پروژه در شرکت فرودگاهها و یك پروژه در شرکت راه آهن در سال 1385 آغاز نمود كه این پروژه ها تا 1387 و بعضی تا سال 1388 بطول انجامید. دلایل مختلفی باعث طولانی شدن این مطالعات گردید. همچنین در سال 87 تعداد سه پروژه دیگر در حوزه ساخت و توسعه راهها در شرکت ساخت برای انجام مطالعات پیشنهاد گردید كه آنها نیز در سالهای 88 و 89 به اتمام رسید كه تاخیرات انجام آنها نسبت به مرحله ابتدایی كمتر بوده است. همچنین دفتر فنی و بررسی طرحهای راهآهن مطالعه یك پروژه را نیز مستقلاً انجام داده است
(راهآهن سریعالسیر تهران- اصفهان). شركت ساخت با توجه به تعدد پروژههای عمرانی خود و میزان بودجه اختصاص یافته برای انجام آنها و همچنین كمبود منابع مالی برای اتمام پروژهها با رویكرد بهبود در آنها نیازمند انجام بیشتر مطالعات مهندسی ارزش در پروژهها بود. برای حصول نتایج بهتر و بهبود طرحها در آینده نیاز به آسیبشناسی پروژههای گذشته و یافتن راهحلی جهت استفاده از نتایج به طور كامل در فاز اجرا حس میشود. شرح آسیبشناسی بكارگیری مطالعات مهندسی ارزش در سه سطح كارفرما، الزامات قانونی و مشاوران مهندسی ارزش ارائه میگردد.
الف) آسیب شناسی تهدیدات و ضعفهای عرصه قوانین و مقررات: قوانین و دستورالعملهایی از سوی معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری ابلاغ گردیده كه میتوان به "دستورالعمل ارجاع كار و انعقاد قرارداد با واحدهای خدمات مهندسی ارزش (نشریه 32918)"، "دستورالعمل مهندسی ارزش در ساخت (VECP) و همچنین مواد قانونی برنامه سوم، چهارم و پنجم توسعه در خصوص مهندسی ارزش اشاره نمود. به نظر می رسد این قوانین دارای ضعفهایی می باشد كه در زیر به آنها اشاره میشود.
الف-1) در مقررات مزبور بر ضرورت انجام مطالعات مهندسی ارزش در طرحهای بزرگ تاكید شده لیكن فقدان ضمانت اجرایی قوانین موجود كه در بند 4-1 اشاره شد، بر عملیاتی نشدن مقررات بسیار موثر بوده است. در نتیجه چه بسا طرحهایی كه طبق مقررات باید مطالعه مهندسی ارزش شوند ولی نمیشوند یا از نتایج مطالعه استفاده نمیشود.
الف-2) در خصوص حقالزحمه پیشنهادی مطالعات مهندسی ارزش ابهام وجود دارد. هرچند در برخی از كشورها حقالزحمه مشاوران ارزش به صورت درصدی از صرفه جویی حاصله است ولی در بخشنامههای ابلاغی با این مقوله مطابق دیگر مشاوران رفتار شده است.
الف-3) رتبهبندی برای انتخاب مشاوران مهندسی ارزش وجود ندارد. مطابق بخشنامه های معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری مطالعات مهندسی ارزش به مشاوران رتبهبندی شده در همان رشته فنی سپرده میشود. این در حالی است كه این مشاوران معمولاً توان و تجربه و صلاحیتهای لازم برای مطالعات مهندسی ارزش را ندارند. ضمناً تعداد شركتهای توانمند برای انجام مهندسی ارزش نیز دچار كمبود نسبی است البته این موضوع بویژه در سالهای گذشته بارز بوده و با تعمیم تدریجی دورههای آموزشی و تجربیات عملی كاهش یافته است.
الف-4) بخاطر كوچك بودن رقم نسبی حقالزحمه مطالعات مهندسی ارزش، اینگونه شرکتها به جهت تمرکز در بخشهای دیگر اولا کمتر رغبت به انجام مطالعه مهندسی ارزش دارند ثانیا برخی از این شركتها مهندسی ارزش را بعنوان پیش درآمد حضور در بخشهای مختلف طراحی و نظارت دیده و صرفا آنرا بعنوان سکوی پرتاب میبینند و این مهم آنان را از کیفیت مطلوب مطالعه دور مینماید
الف-5) علیرغم اهمیت بسیار بالای دستورالعمل مهندسی ارزش در دوره ساخت (VECP) اجرای آن کاملا اختیاری بوده و نمونههای موفقی از نتایج بکارگیری آن به کارفرمایان معرفی نشده است. ترویج این دستورالعمل سادهتر از روش متعارف مطالعات مهندسی ارزش است ولی عملاً كمتر به آن توجه شده است.
ب) آسیب شناسی مهندسی ارزش در ساختار كارفرما:
ب-1) میزان حمایت مدیریت ارشد یا عالی از مطالعات و حضور آنان در جلسات كارگاه خود عاملی برای بهبود مطالعات و اثربخشی بیشتر آن میگردد كه این مهم در سوابق انجام مطالعات قبلی وزارت بسیار كمرنگ دیده شده و حضور پررنگ و موثر آنان حداقل در چندین مطالعه لازم است.
ب-2) عدم مشاركت فعال مشاوران طرح و اعضای تیم در مطالعات كه در بند 4-3 توضیح داده شد.
ب-3) ذهنیتهای برخی مدیران و كارشناسان نادرست است و در نتیجه عدم همراهی و حمایت مدیران و كارشناسان را شاهد هستیم. دلایل ذهنیتهای غلط و واهمهی نادرست مدیران عبارتند از:
• عدم شناخت كافی و صحیح از مهندسی ارزش (رفع آن نیازمند فرهنگسازی و آموزشهای مستقیم و عملی میباشد).
• تجربیات ناموفق قبلی در كاربرد ابزارهای بهبود و عدم اعتماد به ابزار جدید) رفع این مشكل زمانبر است و مستلزم ارائه كارهای موفق در طرحهای مشابه میباشد).
• واهمه روبرو شدن با تغییرات كلان در طرح : در صورت همراهی و همكاری كارفرما در طول انجام مهندسی ارزش (تعریف پروژه، حوزه كاری، خطوط قرمز، تحلیل ایدهها و ...) این مشكل ایجاد نمیشود.
• نداشتن فرصت: مهندسی ارزش زمان محدودی لازم دارد و بیتوجهی به بهبود طرح ممكن است بعدا تبعات دشوارتری در پی داشته باشد. مثال اره كردن درخت با یك اره فرسوده كه وقتگیر و انرژیبر است و ضرورت تیز كردن اره برای این منظور قابل استفاده است.
• شفاف شدن نواقص و زیرسوال رفتن برخی كارهای انجام شده : اصولا مهندسی ارزش به عنوان ابزار بازرسی و تحقیق و ارزیابی كارهای انجام شده تلقی نمیشود و بهبود طرح دلالت بر نقص و ضعف تلاشهای قبلی ندارد.این موضوع بایستی به ارزشجویان و به اعضای تیم كاری یادآوری و در گزارشات كار به وضوح درج شود.
ب-4) سیستمهای انگیزشی برای كارشناسان وزارت و مشاوران طرح وجود ندارد. بسیاری از كارشناسان از دفاتر فنی و اجرایی هستند و مشغله های زیادی در دفاتر خود دارند و دعوت از آنان جهت حضور در تیم به نوعی افزایش حجم كاری را برای آنان در پی دارد. همچنین تعدادی از كارشناسان مشاور طرح كه در تیم عضو هستند از كارهای روزمره خود بازمیمانند، لذا پیشنهاد میشود سیستمی جهت تشویق مادی و معنوی كارشناسان كارفرما و مشاوران طرح كه در تیم مطالعه مهندسی ارزش عضو میباشند، تعریف گردد.
ب-5) فرآیند گردش كار مناسب مطالعات تا پیگیری جهت اجرای مصوبات وجود ندارد.
از عمده دلایل و ضعفهای مهندسی ارزش در ساختار كارفرمائی را می توان عدم وجود گردشكار و فرآیند مناسب مهندسی ارزش بصورت گام به گام با تعهدات طرفین میباشد كه باید این مهم برطرف شود و فرآیند آن در ساختار داخلی شركت یا سازمان مربوطه قانونمند و دارای ضابطه باشد و كسی توانایی عدول از آن را نداشته باشد. در غیر اینصورت مانند وضعیت فعلی ابهام در مسئولیت پیگیری نتایج مطالعات ارزش از سوی دفاتر كارفرما و مشاور طرح وجود دارد. بویژه آنكه گاهی دفاتر كارفرما و مشاور طرح زحمت بازطراحی و تهیه طرح جدید را صورت نمیدهند و به دلایل مختلف نتایج مطالعات ارزش بدون وجود مشكل
فنی، رها میگردد. لذا وجود دستورالعمل یا فرآیند گردش كار مناسب كه به تصویب هیات مدیره یا مدیران ارشد رسیده باشد، لازم است.
ب-6) برخی از مدیران بر روند انجام مهندسی ارزش اشراف و آشنایی ندارند. این موضوع باعث توقعات خلاف واقع و نیز ایجاد تصویر نادرست از مجموعه فعالیتهای مهندسی ارزش میگردد. منجمله باعث انتخاب نامناسب پروژه برای مطالعات مهندسی ارزش میشود. بهترین زمان برای انجام مطالعات مهندسیارزش در اوایل فاز 2 (طراحی تفصیلی) میباشد. در برخی از پروژهها پیشرفت اجرایی طرح مانع بكارگیری نتایج مطالعات مهندسیارزش است. در برخی از پروژهها در زمانی كه هنوز طرحی تهیه نشده، مهندسی ارزش آغاز شده (مثل باند دوم محور قم - گرمسار) گویا قصد امكانسنجی طرح را داشتهاند و
اشتباهاً سراغ مهندسی ارزش رفتهاند. مواردی هم وجود دارد كه مطالعات مهندسی ارزش را به عنوان كنترل مطالعات مشاور تهیه كننده طرح مدنظر قرار دادهاند یا مهندسی ارزش برای اصلاح ندانمكاری در یك پروژه (چارهجویی و درآوردن سنگی كه در چاه انداخته شده است) و یا مهندسی ارزش بجای بازرسی (كشف سوء استفاده احتمالی) و مهندسی ارزش برای معطل كردن نهادهای متقاضی یك پروژه بكار گرفته شده است كه همگی اینها با ماهیت مطالعات مهندسی ارزش تفاوت دارد.
ب-7) برخی مدیران بیانگیزهاند. در بسیاری از ادارات عملا به رفع و رجوع كارهای روزمره اهمیت بیشتری داده میشود تا مباحث بهبود و تحول كاری. به نظر میرسد علت اصلی این مشكل، فقدان یا نقص نظام ارزشیابی مدیران و واحدهای سازمانی است كه نتیجه آن بیانگیزه بودن برخی مدیران برای تحول و بهبود طرحها میباشد.
ب-8) انتخاب نامناسب اعضای تیم: مهمترین عامل موفقیت مطالعات مهندسی ارزش، انتخاب تیم مناسب و متشكل از تمام ذینفعان و كارشناسان خبره میباشد. در برخی مطالعات حضور نمایندگان دفاتر فنی و اجرایی یا ذینفعان رعایت نشده و نقص تیم میتواند به صحت و كفایت نتایج مطالعات ارزش خدشه وارد كرده و آن را به نتایج فاقد قابلیت اجرایی سوق دهد. لذا نظارت دقیق بر عوامل و اعضای تیم مطالعات و جامعیت تیم نقش اصلی در موفقیت مطالعات دارد.
ج) آسیب شناسی مهندسی ارزش در عرصه مشاوران ارزش:
ج-1) انتخاب نامناسب اعضای تیم: مهمترین عامل موفقیت مطالعات مهندسی ارزش انتخاب تیم مناسب و متشكل از كارشناسان چند رشتهای میباشد. نقص تیم یا عدم تجربه و تخصص اعضای تیم میتواند به صحت و كفایت نتایج مطالعات ارزش خدشه وارد كرده و آنرا به نتایج كم ارزش و یا فاقد قابلیت اجرایی سوق دهد. در یك تیم كامل باید كلیه ذینفعان پروژه حضور داشته باشند تا نتایج حاصله بهترین باشد.
ج-2) راهبری جلسات بدون رعایت زمانبندی و پشتیبانی مناسب: اگر راهبری و پشتیبانی به خوبی صورت نپذیرد،. در اثربخشی مطالعات بسیار تاثیرگذار میباشد. لذا نیاز است كه شركتهای مشاور مهندسی ارزش راهبران مسلط بر فرآیند مهندسی ارزش را در پروژهها استفاده نمایند و از تیم راهبری مناسب برای انجام مطالعات استفاده نمایند و نیز آموزشهای لازم را به تیم منتخب خود ارائه نماید. زمانبندی مناسب از نظر امكان حضور قریب به اتفاق اعضای تیم اهمیت دارد همچنین نقش راهبری و مشاور ارزش و پشتیبانی در پیشگیری از طولانی شدن برنامه كار بارز است.
ج-3) راهبری مطالعات باید به برنامه كاری و فرآیند مهندسی ارزش پایبندی كاملی داشته باشد. زیمرمن در زمینه فلسفه برنامه كار مهندسی ارزش می گوید: "شركتكنندگان در مطالعه ارزش باید نسبت به نادیده گرفتن رویكرد گام بهگام برنامه كار هشدار داده شوند. جایی كه به برنامه كار بیتوجهی شود، مطالعه ارزش به بازنگری طراحی تبدیل خواهد شد." در مطالعات مهندسی ارزش تخطی از برنامه كار غیرمجاز است و كلیه گامهای مطالعات باید طبق برنامه انجام شود تا چارچوب كار مطالعه حفظ گردد و تنگی یا وسعت زمان از كیفیت مطالعه نكاهد.
ج-4) یکی از نکات قابل توجه در موفقیت یک مطالعه مهندسی ارزش استفاده مشاور از یک تیم کامل و بدون نقص برای پیشبرد مراحل مطالعه و استقامت، پایداری و پیگیری این تیم برای حصول نتایج است. این مهم موجب انجام مراحل بصورت کامل و پیگیری بخشهای مختلف کار میگردد در روند مطالعه پیگیری فراوانی برای تشکیل تیم، دریافت اطلاعات، تعامل با بخشهای ذینفع، تشکیل مناسب کارگاهها با حضور اعضای تیم، پیشبرد فازهای مختلف کارگاه در زمانبندی مناسب، جلوگیری از تضاد منافع اعضای حقوقی در روند کار، تشکیل کارگروهها و پیگیری مراحل توسعه و نهایتا ارایه و دفاع از گزینههای نهایی
ضرورت پیدا مینماید.
6- نحوه انتخاب پروژهها برای مطالعات مهندسی ارزش
تعداد پروژههای در دست اقدام در برخی از سازمانها و شركتهای تابعه وزارت بسیار بالاست (مثل شركت ساخت و توسعه زیربناهای حملونقل كشور). در این صورت شناخت و اولویتبندی آنها (از نظر نیاز به انجام مطالعات مهندسی ارزش) به صورت متمركز بسیار سخت است و برای انتخاب تعدادی ازپروژه مناسب، بهتر است به صورت غیرمتمركز یا فیلتر تدریجی اقدام نمود یعنی ابتدا از هر یك از معاونتها یا دفاتر فنی استعلام صورت گیرد تا پروژههایی را بر حسب معیارهایی نظیر معیارهای ذیل پیشنهاد نمایند:
الف- وضعیت پیشرفت مطالعه و اجرای پروژه: استفاده از ابزار مهندسی ارزش در مراحل مختلف هر پروژه مقدور میباشد با اینحال هرچه مراحل مطالعه و اجرایی آن پیشرفت نموده باشد، اصلاح و تغییر آن دامنه محدودتری خواهد داشت. بنابراین پروژههایی كه در مرحله طراحی هستند یا در اوایل اجرا هستند برای اعمال مهندسی ارزش مناسبتر هستند.
ب- برآورد میزان اعتبار مورد نیاز جهت اتمام پروژه: برای استفاده از ابزار مهندسی ارزش معمولا پروژههایی با برآورد هزینه بالاتر مدنظر قرار می گیرند تا ارزش افزوده بیشتری از این طریق حاصل گردد.
ج- پیچیدگی پروژه ویا امكان تغییر آن: وجود پیچیدگی در یك پروژه از ابعاد مختلف مانند فنی، اجتماعی و شرایط جغرافیایی، زیست محیطی و ... باعث ایجاد بستر مناسب جهت امكان استفاده از خلاقیت در آن میگردد. بنابراین پروژههایی با پیچیدگی بالاتر برای انجام مهندسی ارزش مناسبتر هستند.
د- تاثیر بر دیگر پروژه ها یا امكان تكرار نتایج در دیگر پروژهها : چنانچه یك پروژه عمرانی در ارتباط با پروژههای مهم دیگری (نظیر دیگر محورهای ترابری یا بهبود عملكرد بنادر ، معادن یا كارخانجات مهم) باشد و تاثیرگذار بر بهبود عملكرد آنها باشد، برای انجام مهندسی ارزش مناسبتر است.
هـ- حوزه تحت تاثیر پروژه (ملی/بینالمللی/منطقهای): تاثیر یك پروژه ممكن است در سطح بینالمللی (نظیر محورهای ترانزیتی) یا در سطح چند استان باشد و یا ممكن است دامنه محدودتری در حد یك یا چند شهرستان داشته باشد. هرچه دامنه تاثیر یك پروژه جامعتر باشد، آن پروژه برای اعمال مهندسی ارزش مناسبتر است.
7- مدت انجام مطالعات مهندسی ارزش
یكی از چالشهای قابل توجه مطالعات مهندسی ارزش انجام شده در وزارت راه طولانی بودن دوره انجام بوده است و متاسفانه غالباً هر مطالعه، حدود یك سال به طول میانجامد كه باعث فرسایش انرژی اعضای تیم، مضاعف شدن هزینههای برگزاری مطالعات، كاهش اثربخشی نتایج مطالعات و یا حتی رها شدن نتایج بخاطر تغییرات مدیریتی شده است یعنی طولانی شدن مدت مطالعات باعث كاهش انگیزهها، زحمت مضاعف برای مشاوران و كارفرما و كاهش انتفاع طرفین میگردد. برخی روشهای پیشنهادی برای كاهش این دوره طولانی و غیرقابل قبول عبارت است از:
- وجود دستورالعمل گردش كارها در نهاد كارفرما و بین كارفرما و مشاور
- شروع گردآوری اطلاعات و مدارك طرح قبل از واگذاری.
- كاهش زمان قراردادی به چهار ماه.
- مشخص نمودن شرایط تیم مطالعاتی خبره و متناسب پروژه در اسناد استعلام.
- تشكیل تیم مطالعه به موازات عقد قرارداد.
- تمركز بر ارائه گزارشات مناسب پیشرفت كار و توجه کارفرما به آن.
- برگزاری جلسات ادواری بین مشاور-کارفرما برای حل مشكلات.
- اهتمام مشاور و اعضای تیم به انجام صحیح و به موقع كارها.
- تنظیم شرح خدمات سبك و گردش كار ساده برای پروژههای كوچك.
8- نتیجهگیری
در وزارت راهوشهرسازی با توجه به تعداد پروژهها و كمبود منابع مالی برای اجرای آنها و همچنین بهبود كیفی و فنی طرحها و كاهش هزینه های آنها باید از تكنیكهای كاهش هزینه استفاده شود. مناسبترین تكنیك در شرایط كنونی و با توجه به زیرساختهای آن، مهندسی ارزش میباشد. برای استفاده بهتر از این تكنیك باید ضعفها و ایرادات آنرا به حداقل رساند. در جمع بندی براساس ضعفها و تهدیدهای آسیب شناسی شده، عمده ایرادات به شرح ذیل بیان می گردد:
• نبود حمایت كافی مدیریت ارشد.
• فقدان ضمانتهای اجرایی مقررات ذیربط.
• عدم وجود فرآیند گردش كار مناسب مطالعات تا پیگیری جهت اجرای مصوبات.
• همكاری نامناسب مشاوران و ذینفعان طرح.
• عدم انجام برخی از فازهای برنامه كار یا فشردگی آنها.
• عدم وجود رتبهبندی برای انتخاب مشاوران مهندسی ارزش.
• نبود پیگیری لازم برای اجرای پیشنهادهای مطالعه ارزش.
• انتخاب نامناسب اعضای تیم.
• ابهام در پرداخت حقالزحمه مشاوران مهندسی ارزش.
• طولانی بودن دوره انجام مطالعات مهندسی ارزش.
• انتخاب نامناسب پروژه جهت مطالعات مهندسی ارزش.
• بیتوجهی به دستورالعمل مهندسی ارزش در دوره ساخت (VECP).
9- پیشنهادها
بر اساس آسیبشناسی انجام شده، راهبردهای پیشنهادی برای بهبود گردش كار و كسب نتایج مطلوب و اثربخشی نتایج مطالعات ارزش ارائه میگردد:
• برگزاری دورههای آموزشی تخصصی مهندسی ارزش برای مدیران و كارشناسان مرتبط وزارت.
• حمایت مدیر و معاونین وزارت از برنامههای مهندسی ارزش در جلسات مدیریتی همراه با بازخواست نتایج از ادارات زیرمجموعه خود.
• منظور نمودن مبلغ مناسبی در قراردادهای مشاوران ارزش به عنوان پاداش و پرداخت آن متناسب با حصول نتایج موثر.
• اتخاذ مكانیزم تشویقهای مادی و معنوی برای همكاران و كارشنان شركت از دفاتر مختلف یا دیگر مهندسان مشاور در راستای همكاری موثر در انجام مطالعات، كه حسب مورد در تیمهای مهندسی ارزش عضویت دارند.
• تهیه گردش كار جامع برای مطالعات مهندسی ارزش از ابتدا تا انتها جهت استفاده بهتر از نتایج.
• انعكاس مشكلات موجود در بخشنامههای مرتبط به معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری همراه با پیشنهادها به منظور چارهجویی و رفع مشكلات.
• ایجاد یا تقویت انجمنهای صنفی و علمی مهندسی ارزش در بخش حملونقل در تعامل با سازمانها و شركتهای تابعه وزارت.
• تقویت ساختار سازمانی واحدهای مسئول مهندسی ارزش برای امكان مدیریت و نظارت بر پروژههای مربوطه.
• اهتمام جدی به كاهش زمان انجام مطالعات مهندسی ارزش.
• تنظیم شرح خدمات مختصر (تیپ 2) و گردش كار ساده برای انجام فوری مطالعات مهندسی ارزش پروژههای كوچك.
• حل مشكلات اجرایی كردن روش VECP در قراردادهای پیمانكاری.
• ایجاد بانك اطلاعاتی ایدهها برای تعمیق مطالعات بعدی وتعمیم نتایج در دیگر پروژهها.
• بازنگری و ارتقاء مستمر شرح خدمات مطالعات و شرایط قراردادی مهندسی ارزش (برای رفع معایبی كه در مطالعات قبلی به خوبی مراعات نشده است.)
در خاتمه تاكید مینماید مطالعات مهندسی ارزش در كشورهای پیشرفته سابقه تقریباً 50 ساله دارد و در كشور ما 10 سالی از عمر مهندسی ارزش و ورود دانش آن به كشور میگذرد. این مساله نیازمند این است كه فرهنگسازی و آموزشهای لازم در زمینه این تكنیك، توسط مراكز علمی و با حمایت كارفرمایان و مدیران ارشد عرضه شود و مدیران و كارشناسان با اهمیت این مطالعات آشنا شود و همچنین با تجربیات جهانی در پروژه های عمرانی آشنا شوند. لذا بدین منظور در ادامه طرح ماوراء باید طرحی در سازمانها و شرکتهای وزارت راه و شهرسازی بویژه شركت ساخت و توسعه زیربناهای حمل و نقل كشور برای بازآموزی و
تکمیل طرح مزبور اجرا گردد تا اهمیت استفاده از آن و نحوه بكارگیری این ابزار برای همه مدیران و كارشناسان ملموس گردد. این طرح با اهداف گردآوری تجارب حاصله, انسجام فعالیتها, تحرک سازمانهای راکد، بازآموزی مدیران و کارشناسان و تعمیق فرهنگ مهندسی ارزش، بویژه با توجه به ادغامها و تغییرات ساختاری و مدیریتی ضرورت دارد.
تشكر و قدردانی
لازم است در این قسمت از مدیر توانمند و پدر راستین پیادهسازی مهندسی ارزش در وزارت راه (طرح ماورا) آقای دکتر محمدجعفر اکرام جعفری و دو وزیر حامی طرح، آقایان مهندس خرم و مهندس رحمتی و مدیر عالی طرح آقای دكتر كامران امامی تقدیر و سپاس فراوان بعمل آورده شود.
مراجع
1. نظری، احد و رکوعی، سعید، «آسیبشناسی ماهیتی و کالبدی مهندسی ارزش در ایران»، سومین کنفرانس ملی مهندسی ارزش، ١٣٨٧
2. جعفرپور، امیر، و دیگران، «پیاده سازی مهندسی ارزش،مقایسه رهنمودهای آشتو و طرح ماورا»، دومین همایش ملی مهندسی ارزش، تهران، آذر 1384
3. http://www.mojnews.com/fa/Miscellaneous/ViewContents.aspx?Contract=cms_Contents_I_News&r=1078031
4. ناصریان، سیدمرتضی، « نگاهی به چالشها و فرصتهای مهندسی ارزش در نهادهای کارفرمایی»، همایش اول طرح ماورا، 1385
5. سایت كارگروه مهندسی ارزش سازمان بنادر و دریانوردی http://ve.pmo.ir
6. جعفرپور، امیر، امامی، کامران، «(Implementation of Value Engineering, Comparison Between AASHTO & MAVARA»، كنفرانس جهانی مهندسی ارزش 2005- كویت
7. سارنگ، عرب، امامی، رضوی، بروجردی، «فرصتها و چالشهای مهندسی ارزش در ایران»، کنفرانس ملی مهندسی ارزش، 1389
8. طرح تحقیقاتی «راهكارهای كاهش هزینه احداث زیرساختهای حمل و نقل جادهای» پژوهشكده حمل و نقل – 1384
9. مجله برنامه – شماره 117 – صفحه 16 – تیرماه 84 – سازمان مدیریت و برنامهریزی
10. امامی، کامران، جعفرپور، امیر، «MAVARA, The First Value Engineering, Program in Iran»، كنفرانس جهانی مهندسی ارزش 2005- كویت
11. جعفرپور، امیر، بروجردی، مصطفی، «نقشه راه مهندسی ارزش و سند راهبردی مهندسی ارزش در وزارت راه و ترابری»، سومین همایش ملی مهندسی ارزش، تهران، آذر1387
12. جعفرپور، امیر، و دیگران، «تجارب بزرگترین طرح پیاده سازی مهندسی ارزش در خاورمیانه»، چهارمین همایش ملی مهندسی ارزش، تهران، دی1389
13. جعفرپور، امیر، و دیگران، «نقش مؤثر ماشین آلات و تجهیزات راهسازی و راهداری در فرآیند مهندسی یا مدیریت ارزش پروژههای زیربخش حمل ونقل جادهای»، دومین همایش ملی مهندسی ارزش، تهران، آذر 1384
14. اکرام جعفری، محمدجعفر، جعفرپور، امیر، «کارآمدسازی مدیریت دانش در بخش دولتی، مروری بر تجارب وزارت راه و ترابری»، اولین کنفرانس ملی مدیریت دانش، بهمن1386
15. طرح تحقیقاتی کاربرد مهندسی ارزش در طرحهای شهرسازی(امكانسنجی كاربرد مهندسی ارزش در طرحهای توسعه و عمران)، داوودرضا عرب (مؤسسه پژوهشی-مهندسی راهبرد دانش پویا)، وزارت مسکن و شهرسازی(مرکز مطالعات و تحقیقات معماری و شهرسازی)، 1389
16. طرح تحقیقاتی استفاده از مهندسی ارزش برای طراحی فضاهای آموزشی، مجری مرکز تحقیقات مسکن و ساختمان – برای سازمان نوسازی و تجهیز مدارس- 1389
17. http://www.iranvalue.ir/index.php?option=com_content&view=article&id=240&Itemid=255&lang=fa
18. آئیننامه پیشنهادی نحوه كاربرد روششناسی ارزش در طرحهای توسعه و عمران شهری
19. برنامهریزی ارزش ضوابط تعیین ارتفاع خط پروژه http://www.rdpi.ir/rdpi/index.php/2011-12-19-20-20-24
مقاله فوق در کنفرانس مهندسی ارزش و حمل و نقل در سال ۹۱ ارائه شده است